El mundo cambió en 15 días y es nuestro deber, como profesionales del 2020, adaptarnos rápidamente a estos cambios y sacar lo mejor de esta situación.

 

Hoy en día, la competitividad de las empresas no solo se va a medir por la calidad, precio y diferencial de sus servicios, sino también por su nivel de desempeño y productividad.

 

Es por esto que decidimos crear estas buenas prácticas y así ayudar a mejorar la productividad de todos en casa:

 

Acondiciona tu lugar de trabajo:

 

Asegúrate de configurar un lugar en tu casa que se convertirá en tu sitio de trabajo. No trabajes en tu cama, ni en tu mueble, ni en el piso. Crea un espacio que te haga sentir inmerso en una cultura de trabajo y productividad. Las siguientes son nuestras recomendaciones para hacerlo de la mejor manera:

  • Este sitio preferiblemente debe estar aislado del ruido y las distracciones.
  • Si no tienes un lugar aislado, crea el aislamiento. Puedes separar tu lugar utilizando plantas. De esta manera, sentirás que ese es tu espacio asignado de trabajo.
  • Asegúrate que el espacio sea cómodo y agradable. Utiliza una silla cómoda y si no la tienes, puedes utilizar cojines para acondicionarla. También recrea tu escritorio y conviértelo en un espacio agradable. Adórnalo, sé creativo.
  • Asegúrate de tener un acceso fácil a una conexión eléctrica. Tener la posibilidad de cargar el celular y el computador, son indispensables en un espacio de trabajo.
  • Asegúrate de instalarte en un lugar en el que estés cerca del router de internet. La buena estabilidad de tu internet es clave. Muchas veces la baja conectividad de un computador no se debe a una situación del operador de internet, sino a la ubicación o calidad del router. (Ten esto en cuenta).
  • Asegúrate de manejar la temperatura ambiente a tu gusto. Trabajar con calor a veces puede resultar bastante incómodo y baja los niveles de productividad.

 

Diseña la rutina de tu día:

 

Tener una rutina y cumplirla con disciplina es clave para ser productivo trabajando desde casa. Aquí te compartimos algunas recomendaciones:

  • Levántate a la hora que siempre te levantabas para ir a la oficina y cumple la misma rutina. Báñate, aféitate (para los hombres), vístete con ropa de trabajo cómoda, desayuna y entra a tu espacio de trabajo como si estuvieses entrando a tu oficina. Te recomiendo ser organizado con esta rutina y, de esa forma, sentir que estás entrando a trabajar.
  • Respeta tu hora de almuerzo y no almuerces en tu escritorio de trabajo. Define un espacio para esto y respeta el tiempo.
  • Respeta tu hora de salida. No conviertas tu hogar en tu lugar de trabajo. Tu hogar es tu hogar y está en ti saber diferenciar muy bien los espacios y las horas. Solo esto asegurará tu productividad en el mediano y largo plazo. Recuerda, tú tienes que estar bien para que tu trabajo esté bien.
  • Haz ejercicio. Define un horario de ejercicio y cúmplelo. Ya sea por la mañana, a medio día o por la noche. Es indispensable mantener en forma tu circulación y estado físico.

 

Diseña un plan de trabajo:

 

Uno de los grandes retos de trabajar en casa es manejar las distracciones y lograr priorizar. Por eso te aconsejamos que tu calendario haga el trabajo pesado. Sigue un plan de trabajo organizado y optimízalo en el camino. A continuación, algunas recomendaciones:

  • Define cuál es tu momento operativo y cuál es tu momento creativo. Muchas personas son más creativas en la mañana y otras en la tarde o la noche. Esto te ayudará a definir las reuniones, los momentos de creación y los trabajos operativos.
  • Crea citas en tu calendario con todas tus tareas y reuniones esporádicas y recurrentes con los diferentes miembros de tu equipo. (Para esto, ten en cuenta el punto antes mencionado).
  • Todas las mañanas, antes de comenzar tu día laboral, repasa el calendario del día pasado y repasa también el calendario del día que está por comenzar.

 

 

Abre grupos organizados de WhatsApp o Slack (si usas):

 

Las conversaciones de pasillo en las oficinas son importantes y hoy la tecnología nos permite mantenerlas a distancia. Algunas recomendaciones para que saques el mejor provecho de estas herramientas:

  • Abre una hoja de Excel para planificar los grupos de WhatsApp (o Slack) antes de abrir los grupos. En esta hoja de Excel, crea un cuadro con las siguientes columnas: Nombre del Grupo, Integrantes y Objetivo.
  • Cuando abras los grupos, asegúrate de organizarlos con una foto de perfil que te ayude a visualizar mejor el contexto del grupo. Puedes usar fotos grupales, fotos conceptuales, o simplemente el logo de tu empresa.
  • Comparte unas reglas claras de uso. Por ejemplo, evitar enviar memes o fotografías que se salgan de contexto, distraigan y desvíen el objetivo principal del grupo.
  • Fomenta siempre un saludo al comenzar el día y un adiós al terminar el día. Esto mantendrá el grupo activo y simulará el comienzo y final de una jornada laboral.

 

Utiliza una buena herramienta de teleconferencia:

 

La herramienta de teleconferencia es el principal medio por el que nos vamos a comunicar y mantener el trabajo en equipo siempre activo. A continuación, algunas recomendaciones:

  • Escoge una sola herramienta de teleconferencia y si debes pagar una membresía, hazlo. Este será uno de tus principales medios de trabajo.
  • A la hora de escoger la herramienta, asegúrate de que sea fácil y especialmente ágil de operar. La agilidad para abrir una reunión e invitar a un colega es clave.
  • Capacita a todo tu equipo en el uso de la herramienta. Dedícale esto al menos una hora grupal para enseñar todas las características y poner en práctica lo aprendido.
  • Fomenta el uso de la cámara en todos los integrantes de las reuniones, siempre. Esto te asegurará de mantener buenas prácticas y disciplina a la hora de encontrarse en una reunión.
  • Fomenta el uso del botón de mute, para que todos lo utilicen cuando no estén hablando. De esa forma, los sonidos de ambiente de los integrantes no van a interrumpir las conversaciones y/o exposiciones. La mejor manera de describir esto es como utilizar un walkie-talkie.
  • Asegúrate de tener reuniones cortas y respeta los tiempos de llegada y de salida a las reuniones virtuales.
  • Algunas de las herramientas que recomiendo son las siguientes: Zoom, Google Hangouts, Google Meet, Skype, Blue Jeans, GotoMeeting.

 

Utiliza una buena diadema con micrófono:

 

Una buena diadema se convertirá en una de tus herramientas principales de trabajo. Y si escoges la adecuada, esto asegurará que puedas hacer llamadas en ambiente de mucho ruido. A continuación, algunas recomendaciones.

  • Asegúrate de que la diadema tenga un micrófono direccional con cancelación de sonido externo. Estas diademas son muy oportunas para ambientes en los que hay algo de ruido externo y le asegurará una excelente experiencia al receptor.
  • Asegúrate de que esta diadema sea cómoda. La vas a usar gran parte del día.
  • Asegúrate de que tenga conexión al celular y al computador, o también puedes utilizar un soft phone para hacer llamadas por fuera de la herramienta de teleconferencia, desde el computador.
  • Si tienes la posibilidad económica de adquirir una diadema que tenga también cancelación de sonido en el audio, te lo recomendamos. En ocasiones en las que tengas mucho ruido de ambiente, puedes activar esa opción y verás cómo te ayuda.
  • Nosotros utilizamos y recomendamos las diademas marca Jabra.

 

Una buena organización y planificación en tus días de trabajo en casa, no solo pueden ayudarte a conservar la productividad. También pueden crear una cultura incluso más productiva de la que tenías cuando estabas 100% de tu tiempo laboral en un ambiente de oficina. Toda crisis trae consigo oportunidades por lo que, aprender de estas técnicas de teletrabajo y sacar lo mejor de ellas, es una de las principales oportunidades que surgen en estos tiempos de cambio. Saca siempre el mejor provecho de todas las situaciones y crece todos los días. ¡Comparte!

 

En estos momentos de incertidumbre y trabajando desde casa ¿estás preparado para enfrentar una crisis económica?

 

Estamos acostumbrados a crear escenarios A, B y C pero, normalmente, no pensamos en eventos que están fuera de nuestro control como una posible crisis económica.Teniendo en cuenta que la principal razón por la cual una empresa quiebra es por falta de flujo de caja para pagar empleados, proveedores y acreedores, ante eventos económicos que están fuera de nuestro control; claramente, las empresas más afectadas son las pequeñas y medianas ya que no muchas cuentan con una adecuada planeación financiera y/o con un colchón financiero disponible para soportar meses de bajos ingresos.

Michel Edery

Partner